Verslag BV mei 2018

Laat een reactie achter / Notulen BV /

Verslag bestuursvergadering NBPM
woensdag 9 mei 2018, 10.00 – 13.00 uur

Zon en Schild, Amersfoort.

Aanwezig: Stieneke  Groeneveld- Greven (deskundigheidsbevordering), Aline van Rijswijk (penningmeester / pr-communicatie), Karin Dekker (voorzitter), Esther Nusz(not)

 

    1. Voorzitter sluit later aan.
    2. Aan deze agenda wordt het punt “klachtencommissie” toegevoegd en dit zal een vast agendapunt worden.
    3. Mededelingen:
      op dit moment (9 mei) zijn er nog 9 leden die de contributie van 2018 niet hebben betaald. De penningmeester heeft behalve aanmaningen verstuurd, ook gebeld. Ze heeft nog niet iedereen kunnen bereiken. Wel heeft ze contact gehad met de stiefmoeder van één van de leden, die meldde dat het bewuste lid geen mentor meer is. Om die reden zal de contributie niet betaald worden. De reden dat deze mevrouw geen mentor meer is, is volgens geruchten dat ze ernstig ziek is. Het agendapunt 5c, Rita Geurts, wordt naar voren gehaald. Mevrouw Geurts heeft naar aanleiding van de aanmaning meegedeeld dat zij geen lid meer is omdat ze met pensioen gaat. In het reglement staat op dit moment dat opzegging dient te geschieden voor 1 november in het jaar voorafgaand aan de opzegging. Na overleg of en hoe je dit moet handhaven in gevallen zoals hierboven, is besloten om het regelement aan te passen. Dit wordt voorgelegd aan de ALV. Voorstel is om in januari de facturen te versturen, op 1 maart degenen die nog niet hebben betaald, een aanmaning te sturen en wanneer er op 1 mei nog steeds niet is betaald, dan krijgt de betreffende mentor een bericht dat het lidmaatschap per direct wordt beëindigd. Op de website moet dit terug te vinden zijn onder de knop “hoe word ik lid” met daaronder een knop met “lidmaatschap opzeggen”.
      Verder is het verwijderen van het account van mevrouw Geurts gedaan voordat de voorzitter een bedank-mailtje heeft gestuurd. Dit kwam onprettig over bij mevrouw Geurts en de voorzitter zal haar hierover nog bellen. Ook is er gesproken of er een protocol moet komen wanneer een lid de vereniging verlaat. Mevrouw Geurts is één van de mentoren van het eerste uur en dan ben je al snel geneigd een bloemetje te geven. Dit schept echter precedenten. Daarom is besloten om geen speciale aandacht aan de opzegging van een lidmaatschap te geven.
      – Hierna wordt punt 5E naar de mededelingen gehaald. Na een aantal geruchten over een aspirant-lid heeft Stieneke de bewuste mentor benaderd. De uitleg hierover was bevredigend en er is geen aanleiding om deze mentor niet als lid toe te laten.
      – Er zijn nieuwe regionale mentorcafés gestart. Nu zijn er acht actieve regio’s.
    4. Ingekomen stukken
      1. Vanuit mentorcafé Brabant is een voorstel gekomen voor het maken van bijvoorbeeld flyers. Hierover is al meer discussie gevoerd. Met name de vraag voor wie je deze maakt is relevant. Wat is het doel ervan en hoe verspreid je deze. Het antwoord op dit voorstel uit regio Brabant is dan ook dat het bestuur het een goed idee vindt maar dat er een meer uitgewerkt plan moet komen voordat hier geld voor beschikbaar wordt gemaakt.
      2. Punt II komt te vervallen, deze staat al bij de bespreekpunten
  • Vanuit het mentorcafé in het Noorden is er een organisatievoorstel gekomen. Om praktische redenen is raadpleging regio niet haalbaar, maar het eerste deel van dit voorstel wordt door het bestuur overgenomen en naar de regio’s verspreidt.
  1. De klachtencommissie heeft vorige week de eerste klacht van de NBPM afgehandeld.
    Het klachtenregelement en het –formulier staan nog niet op onze website. Een link is wel mogelijk maar op dit moment wordt dit dan doorgelinkt naar het document op de site van MN. Deze formulieren moeten op onze eigen site kunnen komen. Aline overlegt met Sebastiaan.
  1. Actie- besluitenlijst d.d. 23 maart
    Wel wordt gevraagd om in de toekomst een apart verslag en een aparte actielijst te maken.
    Bespreking van de diverse punten: De ABN AMRO rekening is nog toegankelijk. Karin heeft de statuten opgevraagd bij de notaris, maar heeft daar nog geen reactie op gekregen. De noodzakelijke wijzigingen kunnen dus nog niet worden uitgezocht of worden voorgelegd aan de ALV.
    Karin en Aline hebben een gesprek gehad met Gerrit Dolstra. Helaas heeft het gesprek niet geleid tot toetreding tot het bestuur van Gerrit. Hiermee komt punt 3b van de agenda te vervallen. Door deze zoektocht naar een bestuurslid is duidelijk geworden dat er geen procedure is beschreven.
  2. Terugkoppeling overleggen
    1. Overleg expertgroep is op 24 mei a.s. karin en Aline gaan daar samen naar toe. Vandaag is nog de mogelijkheid om agendapunten aan te leveren, gekozen wordt om 1: duidelijk aan te geven dat het beheer van PGB gelden niet bij het mentorschap gewenst is en 2: navragen wat er gaat gebeuren rondom digitalisering voor mentoren.
    2. Vervalt, zie punt 2
  3. Scholing en deskundigheid
    geen actuele zaken
  4. Bespreekpunten
    1. Deze is goedgekeurd. Deze wordt meegestuurd naar de leden met de agenda voor het ALV. Ook het kwaliteitsbureau ontvangt een exemplaar.  Het financiële gedeelte is aangeleverd door de penningmeester van 2017. De hierbij behorende financiële stukken  heeft zij nog niet aan Aline overhandigd, dus als het ALV hier vragen over heeft, zal de vorige penningmeester dit moeten beantwoorden.
    2. Begroting 2018. Deze wordt ter plaatse besproken en aangepast.
    3. Komt te vervallen, zie mededelingen
    4. Alv agenda: tekstueel aanpassen
Toevoegen agendapunt klachtencommissie als vast agendapunt Esther
Opzeg-reglement aanpassen Na goedkeuring ALV
Knop “lidmaatschap opzeggen” op website Aline Na goedkeuring op ALV
Rita Geurts bellen Karin Zsm
Jacqueline van Aalst bellen over flyers Stieneke
Concretisering regionaliseren eerste deel opnemen met regiocoordinatoren Stieneke
Klachtenformulier en reglement op website Aline
Aanpassen en verspreiden onder regio coordinatoren van het eenvoudige declaratieformulier Aline
Mw Fransen vragen aan welke eisen een deskundige moet voldoen Karin
LKB vragen of de presentatie betreffende de opleidingseisen, nu vrijgegeven is voor verspreiding Karin
Powerpoint presentatie voor nieuwe leden naar Stieneke mailen Karin

 
Expergroep vragen of agendapunten nog kunnen worden ingeleverd: pgb en kei Karin 9 mei

 
Def versie Jaarverslag naar Esther sturen Karin
Logo’s plaatsen op jaarverslag Esther
Verzenden naar kwaliteitsbureau Esther
Aanpassen agenda alv Esther Zsm

 

Laat een reactie achter