Verslag BV februari 2019

Verslag bestuursvergadering NBPM
Vrijdag  1 februari 2019, 10.00 – 13.00 uur
Zon en Schild, Amersfoort

Aanwezig: Andrea Jonker (plv voorzitter), Stieneke Groeneveld (deskundigheidsbevordering), Aline van Rijswijk (penningmeester), Annemarie Verdeuzeldonk, Esther Nusz (notulen)
Afwezig: Karin Dekker (voorzitter)

• Opening
  1. Agenda vastgesteld
  2. Mededelingen
     1. Annemarie: Mentorcafé Zuid-Holland is gestart. Ze vraagt nog even na wie de coördinator is. Bij mentorcafé West Brabant heeft Jaqueline van Aalst aangegeven te stoppen als coördinator. Annemarie stuurt haar een berichtje om haar te bedanken voor de bewezen diensten. De website moet hierover worden aangepast.
  3. Ingekomen stukken
     1. Stieneke en Andrea gaan naar de Stakeholdersbijeenkomst op 8 maart bij het ministerie van JenV.
     2. De vraag van H. Donders zal worden beantwoord door Annemarie. Afgesproken is ook dat Annemarie in het vervolg de ingekomen vragen over mentor-inhoudelijke zaken zal beantwoorden.

• Andrea en Aline gaan op 22 maart naar de Raad voor de Rechtspraak in Den Haag, voor het branche overleg herzieningen aanbevelingen mentorschap.

1. Naar de bijeenkomst van IVO, op 7 maart met betrekking tot de stand van zaken van KEI, stuurt de NBPM geen afvaardiging.
2. Naar de bijeenkomsten van de gezondheidszorgtafel stuurt de NBPM geen afvaardiging.
3. Naar aanleiding van de Quick Scan van bureau HHN, een rapportage op verzoek van Mentorschap Nederland in opdracht van VWS: Inhoudelijk is in deze quickscan geen aandacht geschonken aan de rol van een professioneel mentor, welke beduidend verschilt van een vrijwillig mentor. Stieneke zal contact opnemen met dhr T. van Ullem van VWS om te vragen op dit onderzoek hiermee aangevuld kan worden. Opvallend hierbij is dat Aline en Karin een afspraak hadden met Nico Heinsbroek, in oktober 2018, welke door hem is afgezegd en waarop ook geen vervolgafspraak is gemaakt.

   Met betrekking tot het voorstel van Peter van Gassen om een stichting op te richten om mensen die professioneel mentor willen worden hierbij te ondersteunen, is na uitvoerige bespreking besloten hier voorlopig niet mee verder te gaan. In de toekomst zou dit wellicht een onderwerp zijn die uitgezet kan worden bij de mentorcafés om het draagvlak hiervoor onder de leden te peilen. Stieneke zal Peter hiervan op de hoogte brengen.

• Verslag besluitenlijst van 14 december 2018 goedgekeurd, na het schrappen van de actie om
  het adres van Sjon Kieftenbeld te achterhalen gezien de verstreken tijd.
  Naar aanleiding van de actielijst: De PowerPoint presentatie van mentorcafé Flevoland heeft een inhoudelijke onjuistheid. Aline neemt contact op met Yvonne Rijnsdorp om deze te corrigeren en zal vervolgens de presentatie op de website plaatsen.
  Naar aanleiding van het uitzoeken van urenuitbreiding van het secretariaat heeft Karin geen contact met Aline opgenomen. Aline geeft aan dat zij als penningmeester de facturen kan verzorgen en ook de bewijzen van lidmaatschap kan verzenden, aangezien ze ook de betalingen controleert. Voor de volgende keer zal Esther zelf bij de belastingdienst uitvinden wat voor haar de mogelijkheden zijn.
  Naar aanleiding van de financiële hulpverlening door gemeenten: over deze dienstverlening moet BTW worden berekend, waar de gemeente geen rekening mee had gehouden, en deze alsnog moet afdragen. Meerdere gemeenten zijn hiermee bezig, omdat een bewindvoerder vaak betaald krijgt vanuit de Bijzondere Bijstand, en de dienstverlening van de gemeente zelf komt dan uit het budget van WMO. Of dit wenselijk is verschillen de gemeenten van mening.
• Terugkoppeling overleggen
  1. Overleg Annemarie met Renée Oirbans over onder meer de vormgeving van de website en overige communicatie. Mevrouw Oirbans heeft voorgesteld om met maximaal 6 personen een overleg te voeren waaruit zij een plan destilleert. De kosten voor deze sessie zullen € 300,- bedragen. Aline vraagt of zij een offerte kan sturen. Het bestuur gaat hiermee akkoord en plant de bijeenkomt om half tien op 15 maart, wanneer er al een bestuursvergadering gepland staat. Na de middag zal het bestuur de reguliere bestuursvergadering voeren. Annemarie meldt deze datum aan mevrouw Oirbans en Stieneke zal aan Zon en Schild de gewijzigde samenstelling en vergaderduur doorgeven.
  2. Het verslag van de vergadering is op hun website geplaatst. De controle door de accountant blijkt niet AVG proof te zijn. Verder heeft mevrouw Strik gemeld dat er een kopie ID in de dossiers dient te zitten. Dit is echter niet juist. Andrea neemt contact op met haar om dit te verifiëren. Ten tijde van het maken van dit verslag is dit inmiddels gebeurd, en mevrouw Strik heeft aangegeven dat er geen kopie ID in het dossier hoeft te zitten, maar dat de accountant dat wel aantekent op de bevindingenlijst.
• Klachtencommissie
• Scholing en deskundigheid
  1. CCE, Martine Jansen voor symposium 24 mei naar de input van casussen. Hierbij zouden de mentorcafés casussen kunnen indienen. Stieneke zal hierover een mail sturen naar de coördinatoren .
• Bespreekpunten
  1. Brainstorm mbt gewenste aantal mentoraten : hierover is geen eensluidend oordeel te geven, het hangt sterk af van de persoon, de organisatie, en van de zwaarte van de cliënt-problemen.
  2. Statutenwijziging, Andrea heeft van Karin de oorspronkelijke statuten ontvangen en er zit weinig verschil in de versie met de website. Andrea gaat bij verschillende notarissen offertes aanvragen en vervolgens kunnen alle wijzigingen in één keer worden doorgegeven.
  3. Aanmelding Rick Verelzen als bestuurslid: niet alle bestuursleden hebben zijn c.v. al ontvangen. Hierop dient wel met gerede spoed worden gereageerd.
  4. Onderzoek wordt hopelijk verder uitgevoerd door bureau HHN.
  5. Klantvriendelijkheid: In verband met kostenbesparing is besloten dat alle leden op uniforme wijze hun digitale post moeten kunnen ontvangen. Andrea neemt contact op met het lid dat hierin op dit moment nog een afwijkend systeem hanteert.

 

 

• Rondvraag
  1. Patrick Komen heeft de NBPM een cursusaanbod gestuurd waarbij hij ook vroeg hoe de accreditatiepunten worden beoordeeld. Stieneke heeft dhr Komen nogmaals bericht dat mentoren geen PE punten hoeven te behalen. Hierover moet ook nadrukkelijk naar de leden worden gecommuniceerd, om te voorkomen dat nieuwe leden “voor de zekerheid” maar kiezen voor een cursus mét deze punten.
  2. Als agendapunt voor het ALV moet alvast worden genoteerd dat er een besluit moet worden genomen over controle / handhaving van de toelatingscriteria voor lidmaatschap. Na initiële aanmelding wordt nooit meer gekeken of de leden bijvoorbeeld inderdaad nog benoembaar zijn of minimaal 3 mentoraten hebben.
• Sluiting

 

Actielijst

Aanpassen procedure Toetreding Bestuur	Karin	19-11
Onderzoeksvraag bij VWS neerleggen	Stieneke
Bedankje naar Jacqueline van Aalst	Annemarie	zsm
Informeren naar coordinator Zuid-Holland en doorgeven aan Aline	Annemarie	Zsm
Lijst regionale mentorcafé s bijwerken	Aline	zsm
PP presentatie op website plaatsen na inhoudelijk overleg met Yvonne	Aline	zsm
Met Nico Heinsbroek afspreken o.a.  ivm klachtencie	Stieneke
Peter van Gassen informeren dat er op dit moment geen aandacht komt voor startende mentoren	Stieneke
Mw Oirbans uitnodigen voor 15 maart vanaf half 10	Annemarie
Zon en Schild gewijzigde tijden en aantal lunches doorgeven 15 mrt	Stieneke
Bericht naar coordinatoren voor casussen CCE	Stieneke
Bij Ageeth navragen hoe het gaat met LinkedIn	Karin	Zsm
Offertes aanvragen bij notarissen voor statutenwijziging	Andrea
Handhaving leden op agenda ALV plaatsen	Esther
Overleggen / uitzoeken of en hoe een of andere vorm van dienstverband, urenuitbreiding of -vermindering vanhet secretariaat  haalbaar is en welke consequenties dit heeft	Esther	zsm
CV Rick Verelzen doorlezen en ?	Allen
Turflijstje maken met categorieen die een mailtje sturen via de website	Esther

 

 

Bijeenkomsten

Stakeholdersbijeenkomst ministerie JenV	Andrea en Stieneke	8 maart
Raad voor de Rechtspraak, branche overleg Herzieningen aanbevelingen mentorschap	Andrea en  Aline	22 maart