Verslag BV maart 2019

Verslag en actielijst bestuursvergadering NBPM
Vrijdag  15 maart 2019, 12.45 – 14.45 uur
Zon en Schild, Amersfoort

 

• Opening
  1. Vaststelling agenda
     1. Toegevoegd: punt g, h en i
  2. Mededelingen
     1. Verslag 14 december aanpassen m.b.t. vrijwilligersvergoeding
  3. Ingekomen stukken: zie punt i
• Vaststellen verslag en besluitenlijst d. 1 februari 2019

Schrappen punt c, vi

Met betrekking tot de PowerPoint presentatie wordt er een nieuw kopje op de website aangemaakt waar de leden de presentatie kunnen bekijken.

Wat betreft de LinkedIn pagina: hier wordt nu nog even geen actie op ondernomen. Eerst wordt het communicatieplan afgewacht.

• Terugkoppeling overleggen

Stakeholdersoverleg 8 maart bij Ministerie van Justitie en Veiligheid

Het was een overleg met veel mensen. Langdurig voorstelrondje. De evaluatieformulieren worden opnieuw besproken. Nico Heinsbroek brengt de opleidingseisen ter sprake.  Na afloop konden punten die van belang waren schriftelijk worden ingediend. Als het verslag wordt verspreid, zal Andrea deze op de website plaatsen.

• Klachtencommissie

Stieneke zal bij Nico naar de financiële afwikkeling van 2018 vragen.

• Scholing en deskundigheid

Karin stuurt oproepje aan mentoren omgeving Utrecht om het mentorcafé Utrecht vorm te gaan geven.

• Bespreekpunten
  1. Concept jaarverslagen en concept financieel jaarverslag
     1. Wijzigingen en op- en aanmerkingen sturen naar Stieneke
     2. Karin maakt er een geheel van, uiterlijk 21 maart nog opmerkingen hierover

• Esther stuurt Karin de ledenaantallen van 1-1-18 en 1-1-19

1. Esther kijkt tekstueel en layout na en zal de definitieve versie meesturen met de ALV stukken.
2. 15000 euro wordt op spaarrekening gestort
3. Stieneke stuurt Andrea en Annemarie het stroomschema

1. Voortgang statutenwijzigingen, offerte tussen 275,- en 485,-

Andrea maakt een afspraak met de notaris. Vraag aan hem wat er mogelijk is m.b.t. het vestigingsadres.

1. Contract van belastingdienst voor Esther (bijlage)

Contract zoals meegestuurd waarschijnlijk in orde. Aline vraagt bij haar boekhouder nog na of het noodzakelijk is dat Esther een eigen bedrijf moet starten daarvoor.

1. Gesprek Rick Verelzen 22 maart
2. Overleg VWS 22 maart betreffende onderzoek

Annemarie en Stieneke gaan met mevrouw Gorter, directeur Langdurige Zorg een gesprek aan over de inhoudelijke problematiek waar mentoren tegenaan lopen. Doel is het onderzoek om inzichtelijk te krijgen hoe de gemiddelde caseload van een professioneel mentor eruit ziet. Stieneke geeft tevens aan dat ze na haar aftreden als bestuurslid, beschikbaar blijft als contactpersoon van de NBPM voor VWS.

1. 10 jarig bestaan NBPM november 2019

Aline en Annemarie zijn samen de feestcommissie. Esther plaatst dit als terugkerend agendapunt.

1. Korting op verzekering aspirant leden

Karin neemt contact op met Henst en Lunsen, dat een aspirant-lid wel in aanmerking dient te komen voor de ledenkorting.

1. Samenvatting PR bespreking 15 maart ochtend

De ochtend was een inspirerende bijeenkomst, waar de missie van de NBPM werd geformuleerd. Er  is nagedacht waar de NBPM voor wil staan, wat de NBPM wil zijn over vijf jaar en over 10 jaar. Ook is besloten dat de huisstijl en logo gemoderniseerd dient te worden. Hiervoor gaan Aline en Karin offertes aanvragen bij bekenden die een marketingbureau hebben. Naar aanleiding hiervan gaat Renée een offerte maken met het communicatieplan die op de ALV besproken zal worden.

De foto’s die van de gebruikte flapovers zijn gemaakt, zal Stieneke aan allen doorsturen.

1. Mail Wendie Knies

Inhoudelijk gaan de vragen over de verschillen in rechtbanken  in het toekennen van intakevergoeding bij de overdracht van een cliënt van de ene mentor naar de andere. Verder kan het voorkomen dat de vertrekkende mentor het dossier niet overdraagt. Wellicht is het mogelijk om de verplichtingen van de vertrekkende mentor in de beschikking te vermelden. Deze vraag zal als agendapunt worden ingediend bij de expertgroep door Aline. Andrea zal dit aan Wendie laten weten.

 

• Rondvraag

Stieneke merkt op dat het mailtje van Claire Strik over de geldigheid van een ID kopie in het dossier afwijkt van eerdere meldingen. Ook lijkt dit in tegenspraak met de wet AVG.  Andrea heeft bericht gekregen dat bij aanvang van het mentorschap er een geldig legitimatiebewijs aanwezig moet zijn in het dossier, deze moet bewaard blijven, maar hoeft niet verlengd te worden wanneer deze afloopt.

• Sluiting

 

 

 

 

 

 

 

 

Actielijst
Verslag bijeenkomst JenV op website plaatsen na verspreiding	Andrea
Bij Nico de financiele afwikkeling navragen mbt klachtencie 2019	Stieneke
Oproep mentoren Utrecht voor mentorcafé	Karin
Informeren naar coordinator Zuid-Holland en doorgeven aan Aline	Annemarie	Zsm
Lijst regionale mentorcafé s bijwerken	Aline	zsm
PP presentatie op website plaatsen na inhoudelijk overleg met Yvonne	Aline	zsm
Definitieve versie jaarverslag naar Esther mailen	Karin	22-3
Jaarverslag controleren op tekst en lay-out	Esther
Stroomschema naar Annemarie en Andrea mailen	Stieneke
Afspraak maken met notaris	Andrea
Nogmaals bericht naar coordinatoren voor casussen CCE	Stieneke
Boekhouder vragen of contract voldoende zal zijn voor belastingdienst	Aline
Hens en Lunsen informeren over status aspirant lid	Karin
Offertes aanvragen marketingbureau’s	Karin en Aline
Foto’s van flapovers mailen	Stieneke
Casus Wendie naar Expertgroep	Aline
Wendie hierover informeren	Andrea

 

 

Bijeenkomsten

Raad voor de Rechtspraak, branche overleg Herzieningen aanbevelingen mentorschap	Andrea en  Aline	22 maart
VWS, mevr. Gorter, i.v.m. onderzoek caseload proffesionele mentoren	Annemarie en Stieneke	22 maart
Nico Heinsbroek, evaluatie klachtencommissie	Stieneke en Andrea	12 april