Verslag BV sept 2019

verslag bestuursvergadering NBPM
Vrijdag  20 september 2019, van 10.00 tot 13.00 uur
Zon en Schild, Amersfoort

Aanwezig: Andrea Jonker (voorzitter), Annemarie Verdeuzeldonk (deskundigheidsbevordering), Rick Verelzen (belangenbehartiging), Aline van Rijswijk (Penningmeester, deelname via Facetime), Esther Nusz (notulen)

 

• Opening 
  1. Vaststelling agenda
     Toegevoegd punt o: mail Bert van Bremen
  2. Mededelingen
     1. Nieuwe leden en bv op zelfde dag, kennismaken?
        Leuk idee, Esther laat Wendy en Anita weten dat de bestuursvergadering gelijktijdig is en dat de nieuwe leden kennis kunnen maken met het bestuur.
  3. Ingekomen stukken
     1. Uitnodiging jaarlijkse evaluatie en update accountantsprotocol 30 september.
        Andrea gaat hier alleen naartoe. Zij neemt de informatie m.b.t. het ID bewijs in het dossier, het in het dossier bewaren van de facturatie (waar elke regio anders mee omgaat) en de nieuw toegevoegde beschrijving noodgevallenregeling in de Aanbevelingen Mentorschap op pag 13, die onhaalbaar lijkt te zijn, én waarbij geen definitie wordt gegeven voor het begrip Noodgeval, mee als inbreng bij dit overleg.
        Ook wordt er gevraagd om een overlijdensbericht naar de rechtbank te sturen nadat een cliënt is overleden. Dit lijkt niet nodig, aangezien de basisregistratie van elke gemeente hierin voorziet. Bovendien is het mentorschap beëindigd na overlijden. Annemarie heeft de ervaring dat de bewindvoerder dit bericht stuurt.In de Aanbevelingen Mentorschap staat een fout: Hier staat dat een mentor jaarlijks een clientrapportage naar de rechtbank moet sturen, maar het woordje “desgevraagd” is hierbij kennelijk uit de tekst verdwenen. Rick zal dit melden aan Claire Strik zodat ze dit kan herzien.
     2. Gespreksverslag Wendy Frehé met Kees Blankman VU, (bijlage)
        In de loop van oktober wordt de financiering duidelijk. Kees Blankman wil graag onder de NBPM leden een enquete uitvoeren.

• Stakeholderbijeenkomst 31 oktober (agenda als bijlage)
  Andrea en Rick gaan, Andrea meldt aan.

1. Afscheid Nico Heinsbroek, ( Zicht op goede vertegenwoordiging als bijlage)
   Aline gaat erheen. Hierbij kan ze kennismaken met de nieuwe directeur, Caroline Verkerk. Aline zal Stieneke vragen of ze interesse heeft om mee te gaan.
2. Financiële eis in audit, verzoek van lid dit in te brengen bij expertgroep (bijlage)
   Handhaving hierop verschilt per regio. Andrea neemt dit mee.

• Vaststellen verslag en besluitenlijst d. 28 juni 2019 (bijlage)
  ongewijzigd vastgesteld
  Aline moet dit verslag ondertekenen en retourneren aan Andrea, zodat dit gebruikt kan worden bij de notaris voor de wijziging van de statuten.
• Terugkoppeling overleggen
  Rick is geweest bij de bijeenkomst m.b.t. “Voorstel nieuwe doorlooptijd normering.” Aanwezig waren o.m. een rechter, iemand van MN en van Bureau voor rechtspraak. Doel was om binnen 6 weken na aanvraag een beschikking te realisern . Dit is richtlijn, een rechtbank is onafhankelijk dus dit wordt niet meer dan dat.
• Klachtencommissie
  geen berichten 
• Scholing en deskundigheid
  Annemarie heeft een programma gemaakt met een rechter, een advocaat en een psychiater die cliënten beoordeelt, om de rol van de mentor bij de RM maatregel toe te lichten, met het verschil in de oude en de nieuwe situatie duidelijk te maken.
  Annemarie wil graag nog wat input om duidelijke vragen te formuleren naar de genodigden toe. Andrea vraag Chris Tolman om contact op te nemen met Annemarie om samen te brainstormen.
  “Wilsbekwaamheid” is nog langs gekomen als onderwerp, maar dit wordt teveel. Misschien is dit een mooi onderwerp voor de ALV in mei.
• Feestcommissie
  1. Stand van zaken
     Yvonne en Patricia zijn gevraagd om een woordje te spreken. Ze denken hier nog even over na. Tijdens de vergadering worden mandjes met koekjes, dropjes en snoepjes rondgedeeld, net als vroeger…
     Aline en Andrea denken nog na over een klein presentje met het nieuwe logo.
• Bespreekpunten
  1. Donorwet en bevoegdheid mentor (bijlage) Moet de NBPM een standpunt innemen?
     Aangezien donorschap hoogstpersoonlijk is, kan een mentor hier geen rol in spelen. Ook is er geen rol meer van een mentor na overlijden. Dit moet dus ergens worden rechtgezet. Ministerie van rechtsbescherming (justitie) gaat hierover. Als agendapunt indienen bij het stakeholdersoverleg op 31 oktober. Hier is ook iemand van VWS aanwezig. De jurist Zoeterman is waarschijnlijk ook aanwezig en Rick zou het bij hem kunnen aankaarten.
  2. Kopie ID in dossier mentor (bijlage)
     Komt aan de orde bij het accountantsprotocol 30 september. Het resultaat (vernietiging van de aanwezige ID bewijzen, slechts het noteren van documentnummer en datum van uitgifte is vereist) zal op het ALV kunnen worden meegedeeld.
  3. Uitnodiging 31 oktober, Appreciatie van de evaluatie Wet wijziging curatele, beschermingsbewind en mentorschap (bijlage)
     Geen bijzonderheden.
  4. In welke mate kunnen commerciële organisaties gebruik maken van bestuur en secretariaat als platform voor reclame doeleinden (bijlage Van Goor administratie)
     Besloten is om geen reclame uitingen meer toe te staan, met ingang van de nieuwe website. Dit om onafhankelijkheid te waarborgen en om te voorkomen dat wordt verondersteld dat het bestuur deze bedrijven daadwerkelijk aanbeveelt. Aline zal dit kortsluiten met de websitebouwer en Andrea zal het de huidige adverteerders weten. Om toch duidelijk te maken wat de voordelen zijn om lid te zijn van de NBPM, moet dat duidelijker worden omschreven (bijv. deelname aan mentorcafé, forum, belangenbehartiging van de mentor) en de FAQ moet worden uitgebreid.
  5. Huisstijl / website / communicatieplan, stand van zaken
     Zeer tevreden over het logo, website wordt gedecoreerd met stockfoto’s. Zodra de site enigszins gevormd is, zal Aline een link rondsturen zodat iedereen even kan kijken en feedback kan geven.
     Op de site staan de email adressen van de bestuursleden. Op de nieuwe site zullen deze niet meer zichtbaar zijn, alleen de infomail en het mailformulier zullen zichtbaar zijn.
     Teksten hoeven niet meer helemaal overgetypt te worden, maar kan ook als PDF worden gelinkt.
     Een brochure kan beschikbaar worden gesteld op de website die een ieder zelf kan downloaden.
     Aline bespreekt de mogelijkheid om een onderwerp/zoekopdracht in te typen en gelieerde resultaten te krijgen.
  6. Oratie van Kees Blankman op 24 oktober.
     Wendy Frehé en Stieneke Groeneveld gaan.
  7. Familiebrochure van Peter van Gassen
     Wendie Knies gaat hiermee samen met Peter aan de slag.
  8. Aanmelding nieuw bestuurslid
     Minouk Verdenius heeft zich aangemeld. Na de vergadering zal ze een gesprek hebben met Annemarie en Andrea. Na afloop zal ze een kennismakingsbrief schrijven voor de leden van de ALV. Esther zal deze naar de leden mailen met het verzoek om bij bezwaar binnen 14 dagen te reageren.
  9. Einddatum zittingstermijn Aline
     De zittingstermijn van Aline eindigt op de ALV in november. Als penningmeester echter, heeft ze te maken met een lopend boekjaar, zodat ze tot 31 december aanblijft. Wel wil ze z.s.m. na 1 januari alles aan haar opvolger hebben overgedragen, zodat ze op 1 januari echt afscheid kan nemen. Eerder is niet mogelijk in verband met het jaarverslag.
     Esther stuurt nog een mailing aan de leden om een penningmeester te werven zonder de last van boekhouding.
  10. Taken en verantwoordelijkheden Tineke van Zanten
      komt terug op volgende vergadering
  11. Aanpassing formulier rapportage Mentorschapsplan
      Dit formulier staat op de site van Rechtspraak. Een link hiernaar staat op de site van de NBPM. Het is ieders eigen verantwoordelijkheid om zelf te zorgen dat het meest recente formulier gebruikt wordt. Echter, de expertgroep heeft toegezegd door te geven wanneer er wijzigingen zijn. Dan kan de NBPM dit bericht doorgeven aan de leden, als service.
  12. Handtekening voorzitter en penningmeester onder notulen van de vergadering na de ALV, gehouden in verband met de statutenwijziging.
      Zie punt 2
  13. Mandaat aan Stieneke Groeneveld, Wendy Frehé en Gea de Groot, i.v.m. het onderzoek van HMM
      Het mandaat was reeds verleend.
  14. Gebruikte software voor dossiers (bijlage turflijstje)
      De meest gebruikte software was Mentordossier en zelfgemaakte mapjes.
      Deze informatie kan relevant zijn voor de rechtbank wanneer deze digitale eisen gaat stellen.
  15. Bert van Bremen (bewindvoerder) heeft per mail een casus gestuurd over de taken van een bewindvoerder en mentor. Annemarie heeft met deze man gesproken maar ze komen er niet uit. Voorstel om deze casus in te brengen als discussiestuk bij mentorcafé’s of als inbreng in de kennismaking van nieuwe leden. Annemarie zal hiervoor zorgdragen.
• Rondvraag
  – Rick heeft de vrijwilligersvergoeding nog niet ontvangen. Andrea zal een herinnering sturen aan Aline, met daarbij de vraag of Karin het teveel betaalde bedrag al heeft teruggestort.- extra bestuursvergadering: 13 december.

  data voor volgend jaar: ALV op 29 mei en 27 november
  BV: 31 januari, 20 maart, 15 mei, 26 juni, 4 september, 30 oktober, 18 december.

  Annemarie neemt contact op met Wendy en Anita om de data van de kennismakingsbijeenkomsten voor nieuwe leden zodat zij bij Zon en Schild alle data kan reserveren.

• Sluiting

 

 

Actielijst 20 september

Andrea vraagt tijdens de LKB-vergadering naar de stand van zaken of de lijst met benoembare mentoren gepubliceerd zal gaan worden. Medeneming van de besproken agendapunten op de vergadering van 20-9.	Rick	14 Nov
Indien mogelijk inkijk rechten in de bankrekening verlenen aan Tineke	Aline
Definitief jaarverslag op website plaatsen	Aline
Doorlopend feestcommissie zaken…	Aline en Annemarie
Fouten in Aanbevelingen Mentorschap doorgeven aan Mevr. Cl. Strik	Rick	z.s.m.
Rick en Andrea aanmelden voor stakeholdersbijeenkomst	Andrea	z.s.m.
Stieneke uitnodigen voor symposium Zicht op goede vertegenwoordiging op 8 oktober én aanmelden	Aline	z.s.m.
Notulen 28 juni ondertekenen en retourneren aan Andrea	Aline	z.s.m.
Ondertekende notulen 28 juni naar notaris	Andrea	z.s.m.
Chris Tolman vragen voor brainstormsessie met Annemarie	Andrea	z.s.m.
Dhr. Zoeterman aanspreken op stakeholdersoverleg	Rick	31 okt
Oproep leden voor penningmeester zonder boek te hoeven houden	Esther	z.s.m.
Kennismakingsbrief Minouk naar leden mailen	Esther	z.s.m.
Casus Dhr. Van Bremen doorgeven aan Wendy Frehé en Anita Kuijpers, evt aan mentorcafé’s als discussiestuk	Annemarie
Bijeenkomstdata voor volgend jaar vragen aan Wendy Frehé en Anita Kuypers	Annemarie	z.s.m.
Alle data 2020 én extra B.V. op 13 december 2019 reserveren bij Zon en Schild	Annemarie	z.s.m.
Aline mailen voor checken vrijwilligersvergoeding Rick en Karin	Andrea	z.s.m.
Vergaderdata 2020 op website	Aline	z.s.m.

 

 

Bijeenkomsten

Evaluatie en update  accountantsprotocol	Andrea	30 september
Stakeholdersbijeenkomst	Andrea en Rick	31 oktober
Afscheid Nico Heinsbroek	Aline (evt Stieneke Groeneveld)	8 oktober