Verslag BV januari 2020

Verslag bestuursvergadering NBPM

Vrijdag  31 januari 2020, 10:00 – 13:00 uur

Zon en Schild, Amersfoort

 

Aanwezig: Andrea Jonker, voorzitter; Minoek Verdenius, profilering; Rick Verelzen, kwaliteit; Annemarie Verdeuzeldonk, deskundigheidsbevordering.

Afwezig: Tineke van Zanten, penningmeester

Notulen: Esther Nusz

 

 

• Opening
  1. Vaststelling agenda: punten e en f toegevoegd
  2. Mededelingen
  3. Ingekomen stukken
     1. Behandelpaspoort (bijlage)

Het behandelpaspoort is bekeken. Het is een leuk initiatief maar heeft voor ozne leden geen toegevoegde waarde. Wellicht interessant voor de mentorcafé’s om een soort checklist te maken.

1. Brief Stieneke over onderzoek Kees Blankman (steunbrief consortium, bijlage).

Het bestuur vindt het rapport duidelijk en heeft getekend voor akkoord.

• Vaststellen verslag- en actielijst d.d. 13 december (bijlage)

Bij punt 2 moet worden toegevoegd dat Minoek zou uitzoeken of en hoe deelname aan de site ‘goed vertegenwoordigd’ zou moeten werken.
Bij punt 4 komt de nuancering dat achteraf declareren niet de norm is: wanneer meerwerk wordt verwacht dient dat tevoren worden aangevraagd maar wanneer meerwerk niet tevoren bekend is, beoordeelt de rechter of de declaratie terecht is en kan deze dan goed- of afkeuren.
Het verslag is overigens goedgekeurd.

• Terugkoppeling overleggen

Er hebben geen overleggen plaatsgevonden in de afgelopen periode.

• Klachtencommissie

Er is geen nieuws omtrent de klachtencommissie. Wel rijst de vraag wie er allemaal een klacht kunnen indienen. Dit staat beschreven in het uiteindelijke stuk die door de NBPM en MN is geaccordeerd. Esther stuurt dit stuk naar alle bestuursleden.

• Scholing en deskundigheid

De opvolgster van Claire Strik van het LKB is Maggie Beerkens. Annemarie zal contact met haar opnemen over het minisymposium in mei.

Annemarie zou Aline nog bloemen sturen voor haar afscheid, maar ze heeft haar huisadres niet. Andrea vraagt deze na.

• Financiële stand van zaken

Bij afwezigheid van Tineke is het niet mogelijk om de stand van zaken te bespreken. Wel rijst de vraag wanneer de vrijwilligersvergoeding uitbetaald zal worden. Mogelijkheid is vooraf in het jaar, na afloop van het jaar en maandelijks. Alle mogelijkheden hebben voors en tegens. Besloten is om de knoop te laten doorhakken door Tineke.

• Bespreekpunten
  1. Deelname aan de site Goed Vertegenwoordigd

Naar aanleiding van het ALV waar werd opgemerkt dat de NBPM niet werd vermeld op deze site, heeft Minoek onderzocht wat een eventuele deelname zou kosten. Echter, bij onderzoek blijkt dat de NBPM wel wordt vermeld bij de Handige Adressen. Het bestuur besluit dat deze vermelding voldoende is en er geen verdere actie nodig is.

1. Kritische beoordeling drie documenten van de website (gedragscode, kwaliteitseisen en toetredingsreglement, zie website)

Gedragscode:

Onder het kopje: Informatieplicht, de eerste zin: De mentor stelt vast of zal laten vaststellen de mate van wilsbekwaamheid van betrokkene. Deze zin moet worden geschrapt. Een mentor, noch een psychiater kan dit vaststellen, aangezien dit per situatie verschilt.

Het bestuur vindt het raadzaam om een gedragscode op te stellen voor de omgang met familie. Andrea zal aan Peter van Gassen vragen of hij dit met Friona Brinkerhof en Wendie Knies wil formuleren, aangezien ze bezig zijn met een advies hierover te schrijven, naar aanleiding van de bevindingen van de klachtencommissie van het voorgaande jaar.(2018)

Kwaliteitseisen

Een groot gedeelte van de genoemde kwaliteitseisen zijn beschreven in de wet. Deze hoeven dus niet opnieuw geformuleerd te worden, met het risico dat de wet verandert en de kwaliteitseisen van de NBPM niet.

De kwaliteitseisen zouden moeten zijn zoals in de wet, aangevuld met de aparte eisen die de NBPM hieraan stelt, zoals de 3-jarige werkervaring en het onderschrijven van de gedragscode. De Wet Bescherming Persoonsgegevens is inmiddels vervangen door de AVG.

Elk bestuurslid buigt zich de komende tijd over artikel 13.1 aangezien dit in de praktijk regelmatig niet gebeurt. Na het overleg van de volgende vergadering zal Rick de tekst herformuleren.

Toetredingsreglement

Het bestuur is er voorstander van om aspirant-leden aan te nemen. Dit betreft mensen die aan alle voorwaarden voldoen, maar nog geen mentoraten hebben. Hun moet de mogelijkheid worden geboden om aan het mentorcafé deel te nemen en de ALV (zonder stemrecht) te bezoeken. Doel hiervan is dat zij een netwerk kunnen opbouwen en sneller hun drie mentoraten binnenkrijgen. Na één jaar is het aspirant lidmaatschap afgelopen en dienen ze aan alle voorwaarden te voldoen.

Ook wordt voorgesteld om op te nemen in het reglement dat een lid meldplicht heeft wanneer hij/zij niet meer aan de voorwaarden van lidmaatschap voldoet. Het handhaven van rechtmatig lidmaatschap kan gedaan worden door de leden te verplichten hun jaarlijkse benoembaarheidsmail van de LKB door te sturen naar info.

Artikel 1 lid 2:  Dit behoeft een aanpassing. CBP eruit, aspirant leden erbij

Artikel 4: einde lidmaatschap. Toevoegen van het sturen van de benoembaarheid.

Annemarie zal bovenstaande herschrijven en dit meenemen in het overleg op 30 maart. Vervolgens wordt dit voorgelegd aan de ALV.

 

1. Logo verspreiding onder de leden

Het logo kan worden verspreid onder de leden, zodra er weer een mogelijkheid is om een mailing te sturen. Het is bovendien mogelijk om het logo van de website af te halen.

1. Verzameling verbeterpunten website

Ledenlijst op alfabet van achternaam
problemen van de leden met de site oplossen
het kunnen verzenden van een mailing
plaats om de notulen te uploaden
instructie hoe de site kan worden bewerkt
contactpersonen van de mentorcafé’s op de site
bericht naar allen wanneer er op het forum een item is geplaatst
zoekvenster waar aangesloten leden gevonden kunnen worden op een meer zichtbare plaats
spamfilter op roundcube

Na bestudering van de offerte blijkt dat dezelfde functionaliteit is beloofd, waardoor de bovenstaande aanpassingen nog onder de offerte vallen. Aangezien Aline goed contact heeft met dit bedrijf en deze website heeft besproken, zal Andrea vragen of Aline bovenstaand lijstje wil doornemen met de websitebeheerder. Tip van Rick om eerst de belangrijkste zaken te vragen, om te voorkomen dat juist die blijven liggen.

1. Aanbevelingen curatele

Deze aanbevelingen hebben geen invloed op mentorschap dus er wordt geen actie op ondernomen.

1. Deskundigen

Andrea heeft een gesprek gehad met Henk Slootweg. Hij wilde graag zijn bevindingen delen. Hij signaleerde bijvoorbeeld dat per regio verschilt of mentoren BTW moeten afdragen of niet. Dit is oneerlijke concurrentie. Verder is het onduidelijk hoe lang documenten moeten worden bewaard. Vanuit de zorg is dit 5 jaar, maar voor de belasting is dit 7 jaar. Is het tegen de wet om deze dossiers langer te bewaren? Peter van Gassen wordt gevraagd om dit uit te zoeken.
Andrea neemt deze vragen mee naar de expertgroep.

Het bestuur is het er over eens dat het wenselijk is om de deskundige bij de expertgroep vergaderingen uit te nodigen. Ook dit wordt door Andrea ingebracht.

 

• Rondvraag

Esther vraagt wat het minimum aantal deelnemers is voor de nieuwe leden dag. Voorheen ging een bijeenkomst door met 4 deelnemers, maar misschien is dat te duur. Het bestuur laat dit besluit over aan Wendy en Anita, en Esther zal ze tijdig informeren over het aantal aanmeldingen. Wanneer een dagdeel niet doorgaat, zal er voor hen flexibel worden omgegaan met de 23 maanden eis.

Voor de vergadering van 20 maart moeten de concepten jaarverslag klaar zijn.

• Sluiting

 

Klachtenreglement doorsturen naar alle bestuursleden	Esther	nu
Beslissen hoe de vrijwilligersvergoeding wordt betaald	Tineke	zsm
LKB, Maggie Beerkens en Chris Bavinck benaderen voor ALV	Annemarie	t.z.t.
Forum vragen voor LKB verzamelen	Annemarie	t.z.t.
Prijs voor deelname minisymposia bepalen voor niet-leden	Tineke	April 20
Gedragscode ‘omgang met familie’ laten formuleren door Peter, Wendie en Friona, en de bewaartermijn van documenten aan Peter vragen dit uit te zoeken.	Andrea	zsm
Nadenken over inhoud kwaliteitseisen	Allen	20-3
Toelatingscriteria herformuleren	Annemarie	20-3
Vragen van de deskundige meenemen naar expertgroep	Andrea	tzt
Aline benaderen omtrent de website en haar prive adres	Andrea	zsm
Afspraak met Mentorschap Nederland om de klachten van 2019 te bespreken	Andrea, Rick	Maart 20
Concepten jaarverslag maken voor eigen portefeuille	Allen	20-3

 

Komende overleggen

VWS               Annemarie, Rick en Minoek                          31 januari

NBPB              Rick en Minoek                                              31 januari