Verslag en actielijst Bestuursvergadering d.d.17-4-2023
10-00 – 12.00 uur, online
Aanwezig: Minoek Verdenius (plv voorzitter), Tineke van Zanten (penningmeester), Jessica van Kuyen (modernisering), Kirsten van Hall (algemeen lid), scheidend lid Nicole van Duyn.
1) Opening
a. agenda vastgesteld
b. Mededelingen
– Nicole van Duyn laat weten dat zij stopt met haar bestuursfunctie. Het werk past niet in haar persoonlijk leven. Ze stopt per direct met de vergaderingen, maar de lopende taken blijft ze uitvoeren tot aan de ALV in mei. Daarna is ze nog beschikbaar voor specifieke ‘klussen’. De overige bestuursleden danken haar voor haar inzet en het feit dat ze het heeft geprobeerd.
– Henk Slootweg is voorzitter bij de 3 bijeenkomsten van de 5 leden van de NBPM en de 5 leden van Horus. Henk wordt betaald door de NBPM, de locaties en de notulist worden betaald door Horus. Aangezien Henk ook als adviseur voor de NBPM werkt, is dit de meest integere constructie.
c. Ingekomen stukken
verschillende mails binnengekomen van verzekeraars en mensen die de NBPM willen gebruiken om hun informatie te verspreiden. Hier gaat het bestuur niet op in.
2) Vaststellen verslag- en actielijst d.d. 17-3-2023
N.a.v. de actielijst: een van de geroyeerde leden voert nog steeds het logo op zijn website, ondanks herhaalde verzoeken deze te verwijderen. Minoek gaat Peter van Gassen vragen of hij een aangetekende brief voor hem wil opstellen, en eventueel voor vervolgacties wil zorgdragen.
3) Terugkoppeling overleggen
a. Kirsten was aanwezig bij het overleg met Horus en Mentorschap Nederland op 23 maart. Ze vond dit erg interessant, er waren veel mensen aanwezig (12), te weten een regio coördinator van MN, directeur van MN, directie en leden van Horus. Het overleg ging over wat we van elkaar kunnen leren, ook inhoudelijk,. Ook zij lopen aan tegen dezelfde zaken zoals de onbekendheid van het publiek met mentorschap, verschillen in rechtbanken. Samen om dit soort zaken te tackelen kan een meerwaarde opleveren. Ook bij rechtbanken duidelijk krijgen welke zaken naar MN en welke naar NBPM gaan.
Kirsten vond het een prima overleg, de intentie is dit voortaan elk kwartaal te organiseren. Vanuit MN is nog steeds de wens om af en toe deel te nemen aan de mentorcafé’s. Het betreft dan de coördinatoren, niet de vrijwilligers. Bij het overleg met de regio coördinatoren zal worden gevraagd of ze bereid zijn ze zo nu en dan uit te nodigen. Ook een Steffie zou gezamenlijk kunnen worden gemaakt. Jessica stuurt Kirsten de info over Steffie, van enige tijd geleden.
De klachtafhandeling bij MN is anders dan bij de NBPM. Aangezien er veel verschillende klachtenregelingen zijn binnen de leden van de NBPM en er maar één klachtafhandeling is bij MN. Een klacht bij MN komt terecht bij de regio coördinator. Hij behandelt de klacht en vervolgens kan de klachtencommissie in beeld komen. Bij de NBPM is een dergelijke tussenpersoon misschien ook raadzaam, de klachtencommissie heeft laten weten dat er tamelijk veel klachten niet ontvankelijk zijn omdat ze niet goed worden ingediend.
4) Scholing en deskundigheid / ALV
a. Voorbespreking met Judith van Fabriek 69 op 4 mei via Teams. Kirsten probeert ook met Nicole samen dit gesprek te voeren.
b. Voorstel uitnodiging voor het ALV, goedgekeurd
c. Voorstel agenda voor het ALV . Extra tijd inruimen voor toelichting door Gert Boeve van Horus en Andrea Jonker, zodat zij ook vragen kunnen beantwoorden.
d. Jessica en Minoek gaan met Monica overleggen hoe het ochtendprogramma met Teams kan worden ingericht.
5) Financiële stand van zaken
Kascontrole is nog bezig, een paar herinneringen, verder geen bijzonderheden.
6) Bespreekpunten
a. ‘klussenlijst’ en financiële vergoeding, naar volgende vergadering
b. Junior- senior mentor naar volgende vergadering
c. Kennismakingsbijeenkomst van nieuwe leden is gepland op 27 juni. Yvonne regelt zelf locatie en heeft contact met Esther voor de uitnodigingen.
d. 24 april a.s is er een bijeenkomst van alle mentorcafé coördinatoren, Dit overleg is geïnitieerd door Nicole van der Knaap. Het Nbbi en MN hebben meermaals gevraagd of ze kunnen aanschuiven bij het mentorcafé om ideeën uit te wisselen. Tineke zal deze vraag inbrengen in dit overleg.
7) Aandachtspunten voor het bestuur
a. PR zaken
i. Concept jaarverslag is goedgekeurd. Bij de ALV stukken kan deze naar de leden worden gestuurd. Een exemplaar hiervan kan naar Horus worden gestuurd, maar via Andrea Jonker of Henk Slootweg.
b. Input via website
8) Rondvraag
Minoek heeft een bijzondere casus in haar mailbox gekregen: een nieuwe mentor is bij lkb goedgekeurd, de rechtbank vond dat er nog een cursus en stage bij moest. Minoek gaat uitzoeken hoe dit zit, het is iets nieuws.
9) Sluiting