Notulen bestuursvergadering 16 april 2021

Verslag bestuursvergadering 16 april 2021, 09.00 – 11.30 uur

Aanwezig: Andrea Jonker (voorzitter), Minoek Verdenius (profilering), Jessica van Kuyen (modernisering), Rick Verelzen (belangenbehartiging); Esther Nusz (notulen). Locatie: online
Afwezig: Tineke van Zanten (penningmeester)

• Opening
  1. Agenda vastgesteld
  2. Mededelingen
     1. Machtiging aanvragen om vaccinatie door te voeren is verwijderd van website Rechtspraak
  3. Ingekomen stukken
• Website: Karin Bronwasser van Bronwasser Websites is om 9.15 aangeschoven. Karin heeft de website van de NBPM onder beheer gekregen. De consensus is om even deze website te laten gebruiken door de leden en vervolgens de leden te vragen of deze naar tevredenheid is of dat ze nog iets missen.
  Doel: De website moet ook dienen als naslagwerk, kennisbank voor mentoren, maar zeer zeker ook een ontmoetingsplek van de leden. Gebruiksvriendelijkheid en beveiliging zijn een belangrijk item bij de nieuwe site. De huidige gevoelige documenten zoals diploma’s en cv’s zullen worden verwijderd. Jessica en Karin zullen dit samen nog in detail bespreken.
• Vaststellen verslag- en actielijst d.d. 12 maart 2021
  De notulen zijn ongewijzigd vastgesteld.
• Terugkoppeling overleggen
  1. Verslag knelpunten overleg vertegenwoordiging en PGB op website? Er moet over worden nagedacht op welke plek in de website verslagen van dergelijke overleggen moeten worden geplaatst.
  2. Verslag introductiecursus: terugkoppeling vragen aan bestuur.
     In de terugkoppeling van Anita Kuypers zijn vragen van nieuwe leden benoemd. Gedurende de diverse mentorcafé’s waarbij enkele bestuursleden zijn aanschoven zijn er ook vragen gerezen. Minoek en Rick gaan zich hierover buigen en maken een verzameldocument waarbij ook zoveel mogelijk antwoorden worden gezocht.
• Scholing en deskundigheid
  1. Skillstown
     Voor de deskundigheidsbevordering wordt één scholingsmogelijkheid ingekocht. Na overleg met Tineke zou haar scholing voor mei a.s. kunnen worden ingezet. De ALV in digitale vorm gewoon doen. Noodzakelijk hierbij is een taakverdeling met een strak draaiboek. Verder geen diensten afnemen van Skillstown.
  2. Ter voorbereiding van de digiALV wordt er een proefsessie gehouden op 7 mei, aanvang 9 uur. Elk van de bestuursleden vraagt 2 leden om mee te doen met de oefensessie om te controleren of alles werkt naar behoren. Deze leden worden ingevoegd om 9.30 uur. Rolverdeling: Rick dagvoorzitter, Andrea inhoudelijk voorzitter, Minoek beheert de chat, Jessica helpt de mensen die niet kunnen inloggen en geen geluid hebben e.d., Tineke zit paraat met de financiële antwoorden. Rick vraagt Kirsten om mee te helpen. Jessica en Andrea maken de agenda en het
• Financiële stand van zaken
  1. Naar aanleiding van financiële stand van zaken: leden die niet hebben betaald zouden niet mogen kunnen inloggen. In de nieuwe website zou dit een praktische oplossing kunnen zijn. Wel moet de opzegprocedure weer onder de aandacht worden gebracht.
  2. De kascontrole commissie heeft de stukken inmiddels geruime tijd in bezit, maar ze hebben nog geen reactie hierop gegeven.
• Bespreekpunten
  1. Website
     Zie ook punt 2 van dit verslag. De ingebruikname van de nieuwe site kan snel. Tijdens een apart uurtje rond de datum van het ALV kunnen leden aangeven wat ze ervan vinden. Berichtgeving naar de leden, om de mensen uit te nodigen voor het ALV en het vragenuurtje, en ook een link naar teams en het plaatsen van de ALV stukken vooraf op het nieuwe forum, gesorteerd naar onderwerp, zodat leden alvast kunnen lezen en reageren, zal per mail gaan, maar deze keer ook met een fysiek kaartje, zodat het de aandacht trekt. Jessica maakt een kaartje en de tekstuele inhoud van de mail.
  2. Mentoren vitaal beroep
     Caroline vraagt of NBPM mee wil denken over de borging van de juridische positie van de mentoren, omdat sommige cliënten vanwege corona moeilijk of niet te bezoeken zijn, terwijl een mentor dat wel verplicht is. Het bestuur is het hiermee eens, Andrea neemt contact op met Caroline.
  3. Onrechtmatige claims van Patrick Komen
     Melding is in de mail wel aangepast, voor nu is een actie niet nodig.
  4. Reactie ministerie VWS i.v.m. donorregistratie en wilsonbekwaamheid (Minoek); Familie heeft vaak digid van de client en kan zijn/haar wens veranderen. VWS reageert hierop dat het digid probleem meer speelt en heeft dit probleem naar rijksdienst identiteit, behorend bij het ministerie van binnenlandse zaken doorgezet. Bij de evaluatie van de donorwet wordt dit probleem Leden vragen een richtlijn vanuit de NBPM hierover. Minoek wil hier voor de website nog wel een stukje toevoegen. Rol mentor: helpen invullen, zelf tekenen. Een mentor mag niet tekenen omdat het een hoogstpersoonlijke zaak is. Hoogstpersoonlijk, vaccineren, medicijnen, begraven/cremeren etc. Minoek schrijft richtlijn hoe om te gaan met hoogstpersoonlijke beslissingen van cliënten. Minoek neemt contact op met Hermine Naves omdat zij een juridische achtergrond heeft. Minoek koppelt terug naar Annet, die met deze vraag kwam.
  5. Contact met rechter Verjans rondom bekendheid met de inhoud van mentorschap bij rechters. Mr.  Verjans had hiernaar een onderzoek ingesteld, maar wegens ziekte is het hem niet mogelijk geweest om een artikel hierover te publiceren. Minoek heeft Verjans hiernaar gevraagd en heeft de volgende reactie ontvangen: helaas leeft de beschermingsmaatregel mentorschap niet of niet actief bij de rechters. CBM leeft niet bij rechters, omdat het niet juridisch is en wel veel tijd kost om te goed toe te passen en te handhaven. Dhr Verjans is wel bereikbaar voor vragen, maar gezien zijn gezondheid is het niet waarschijnlijk dat hij het artikel alsnog gaat schrijven.

De NBPM wil dit als speerpunt gaan nemen, het initiatieven om de kennis over mentorschap bij de rechtspraak te vergroten. Afgesproken is om eerst de enquête uit te voeren, deze analyseren, en van daaruit acties te bedenken. Dit wordt een nieuw vast agendapunt.

1. Voortgang enquête NBPM
   Rick heeft de introductiebrief voor de leden geschreven. Jessica zal de enquête in Google Forms plaatsen en de pilot naar de leden sturen. De pilot moet voor de ALV worden uitgevoerd.
2. Mentorcafé s bespreking, vervolg
   agendapunt voor volgend overleg: vaker digi aansluiting bestuur?

• Rondvraag,
  Jessica kent iemand die bereid is om iets over cliëntondersteuning te vertellen. Zij maakt hier zelf ook gebruik van. Wellicht kan dit worden toegevoegd aan het scholingsaanbod? Aangezien dit een aanbod is vanuit het ministerie, staat er misschien een duidelijke omschrijving op hun website en is een link hiernaar voldoende. Agendapunt voor de volgende keer. Verschil cliëntondersteuner en mentorschap.?
• Sluiting

Verzameldocument met vragen maken en beantwoorden, als geen antwoord, evt. bij leden navragen	Rick en Minoek
oefen ALV, Agenda en draaiboek	Bestuur Jessica, Andrea	7 mei
Opzeggen abonnement Nilmedia	Tineke	Ruim voor november
Gevoelige documenten van de site verwijderen	Jessica
Het bestuur wil meedenken over mentor als vitaal beroep Caroline berichten	Andrea
Richtlijn schrijven hoe om te gaan met hoogstpersoonlijke zaken van een client, n.a.v. donorschap. In samenwerking met Hermine Naves, terugkoppeling naar Annet Hoexum	Minoek
Enquête in google forms plaatsen, pilot uitzetten	Jessica met Minoek	Voor alv