Verslag en actielijst Bestuursvergadering d.d.10-1-2024
Online, van 09.00 – 10.30 uur
Aanwezig: Kirsten van Hall, voorzitter; Tineke van Zanten, penningmeester; Jessica van Kuyen, algemeen lid; Esther Nusz, notulen
1) Opening
a. Er zijn drie onderwerpen aan de agenda toegevoegd. Nieuw standaard agendapunt is de stand van zaken met Horus.
b. Er zijn geen mededelingen.
c. Er zijn geen Ingekomen stukken
2) verslag- en actielijst d.d. 14-11-2023 is vastgesteld.
3) In de afgelopen periode zijn er geen formele overleggen geweest. Kirsten heeft wel met betrokkenen overleg gevoerd met betrekking tot de fusie.
4) Landelijke klachtencommissie
De voorzitter van de klachtencommissie, de heer Verjans wil verlenging van zijn voorzitterschap van 3 jaar. Aangezien de fusie met Horus op 1 juli waarschijnlijk zal plaatsvinden, is het niet gewenst om een contract van een veel langere duur aan te bieden. In overleg met Mentorschap Nederland is besloten een verlenging van 1 jaar aan te bieden. Hierop heeft de voltallige commissie besloten om per direct te stoppen met hun taken. Laura Segers (MN) gaat de secretaris Wim Korsman benaderen met de vraag of er klachten ontvankelijk zijn, zo ja, dan wil MN bekijken of ze dit samen met Horus kunnen gaan behandelen. Tineke neemt contact op met Peter van Gassen om een toelichting te vragen.
5) Scholing en deskundigheid / ALV
a. Bij het verslag van de ALV d.d. 24-11-2023 zijn geen wijzigingen voorgesteld.
b. Voorbereiden jaarverslagen, deze moeten klaar zijn voor 28 februari. De tekst wordt zonder opmaak naar Esther gemaild.
c. Tijdens de ALV op 31 mei 2024, moet er worden gestemd over de statuten. In feite is dit een stemming voor of tegen de fusie. Er is een meerderheid nodig van 2/3 van de aanwezigen. Jessica bedenkt een manier om dit goed te laten verlopen, bijvoorbeeld met de online stemtool, hiermee kan iedereen met de telefoon stemmen.
Aangezien er niet echt een vergadering zal zijn, kan de beschikbare tijd worden besteed aan scholing, netwerken, afscheid en amusement. Jessica vraag offertes op. (Philadelphia, theater bovenwater Hou je kop erbij.)
6) Financiële stand van zaken
a. Facturen moeten nog worden gemaakt, verder geen bijzonderheden.
7) Bespreekpunten
a. Stand van zaken Horus
NbbI wordt binnenkort overgenomen door Horus, daarna volgt de fusie met de NBPM. Juridisch stappenplan: de NBPM stemt over de statuten, die zijn geschreven met het fusiedocument en de gesprekken met de notaris als leidraad. Op 4 april zal de notaris aanwezig zijn in de teamsvergadering om de vragen van de leden te beantwoorden. Bij voorkeur een aantal vragen vantevoren laten stellen, bijvoorbeeld via het forum of via e-mail. Kirsten is nog druk in overleg met Rens over de invulling van (belangrijke) details. Het heikele punt is met name de bestuurssamenstelling, aangezien “good governance” belangrijker is dan bijvoorbeeld een eis om een mentor in een bestuurspositie te plaatsen, zeker omdat de NBPM eigenlijk is gevallen over het gebrek aan bestuurskwaliteiten.
De stemming moet op de ALV in mei gebeuren i.v.m. met juridische vervolgzaken zoals bijv KvK. Er is twee derde meerderheid van aanwezigen nodig. Alle Jaarstukken moeten op 4 april worden vastgesteld. Kirsten vraagt aan Rens wat de bedoeling is van een Samenstellingsverklaring voor financiën, de accountant van Tineke weet dit niet. Kirsten koppelt dit terug aan Tineke. Er komt een werkgroepje voor de organisatie van de nieuwe mentorcafe’s en Kirsten heeft bedongen dat er intervisie punten worden toegekend, zodat de PE punten sneller haalbaar zijn.
b. Etentje Minoek wordt een lunch op donderdag 14 maart. Minoek zal nog een restaurant voorstellen.
8) Aandachtspunten voor het bestuur
a. PR zaken
b. Input via website
9) Rondvraag
a. Om geen valse verwachtingen te wekken en ook omdat het erg veel werk is, is besloten om geen nieuwe leden meer aan te nemen. Jessica zal de website zo bewerken dat aanmelding niet meer mogelijk is.
10) Sluiting